La matrice Eisenhower est une méthode d’organisation qui t’aide à prioriser toutes les tâches qu’il y a sur ta todo-list.
Elle t’aide à examiner ce qu’il y a d’urgent et d’important dans ta liste de tâches et ainsi savoir ce qu’il faut absolument que tu fasses en priorité. Elle t’aide donc à gagner du temps et de la sérénité car il devient facile de savoir par quoi commencer.
Le principe de la matrice Eisenhower
J’ai hésité pendant longtemps à faire de la matrice Eisenhower un podcast, parce que j’avais peur de ne pas être assez claire sans support visuel. Mais je me suis lancée, et si tu as besoin de visuel, il y a une publication sur mon compte Instagram et puis maintenant, il y a cet article ?
La matrice Eisenhower c’est une méthode qui t’aide à prioriser toutes les tâches qu’il y a sur ta todo-list.
Cette technique d’organisation t’aide à examiner ce qu’il y a d’urgent et d’important dans ta liste de tâches et ainsi à établir un un ordre de priorité dans tes tâches.
Imaginons que tu dessines sur une feuille 4 cases :
- Une case 1 qui contient les tâches urgentes et importantes
- Une case 2 qui contient les tâches importantes mais non-urgentes
- Une case 3 qui contient les tâches urgentes mais peu importantes
- Une case 4 qui contient les tâches ni urgentes ni importantes
Ça, c’est le principe de base de cette technique qui offre gain de temps et hausse de la productivité.
Pourquoi c’est efficace ?
Tout d’abord, parce que la matrice Eisenhower offre une meilleure gestion du temps et de la charge de travail. Lorsque tu regardes les listes de tâches que tu dois effectuer, tu as de quoi être découragé.
Mais si tu établis un ordre de priorité, tu sais par quoi commencer. ?
Tu vas d’abord traiter les échéances courtes, ce qui réduit ton stress et le sentiment de travailler dans l’urgence.
Avec le temps libéré dans ton planning, tu vas t’atteler à des tâches moins urgentes mais prioritaires pour te faire avancer. Tu les places donc en premier dans ton emploi du temps.
Et ensuite ?
Une fois que tu as terminé ces tâches, tu te sens libéré car tu as déjà accompli ce qui était vraiment urgent et important. Ce sentiment d’accomplissement va te suivre et te permettre de te lancer dans les autres tâches, d’être bien plus productif et surtout bien plus serein. ?
La matrice Eisenhower c’est donc un plan d’action qui te permet de savoir par où commencer et de repousser Madame Procrastination. Ce que je te propose maintenant, c’est de te présenter la méthode que j’utilise pour savoir dans quelle case je range mes tâches (ou pour attribuer un numéro à une tâche).
Ma méthode d’application de la matrice Eisenhower
Tout d’abord, je rappelle que je te présente une application personnelle de cette technique de gestion des tâches. Comme toutes les autres techniques d’organisation dont je parle, tu peux totalement t’en inspirer. Mais tu peux surtout l’adapter à ton fonctionnement pour trouver une technique imparable qui te correspond parfaitement.
Pour mieux comprendre mon application de cette matrice, prenons une liste imaginaire : payer mes impôts ; nourrir Pixie ; rédiger la newsletter ; aller chez le dentiste.
À chaque tâche, pour déterminer sa priorité, je me demande :
- À quel point c’est urgent ?
- Pour quand je dois absolument avoir réalisé cette tâche ?
- Puis, je me demande à quel point c’est important ?
- Et que se passe-t-il si je ne la réalise pas ?
Comment je détermine ce qui est urgent ?
Pour déterminer les urgences, c’est très facile si tu as des dates limites, des échéances.
Par exemple, à l’heure où j’enregistre cet épisode, nous sommes samedi. Ce qui veut dire que la newsletter part demain et que si je ne l’ai pas rédigée, ça commence vraiment à devenir urgent.
Lors de l’enregistrement de cet épisode du podcast Apprentie Entrepreneure, nous sommes le 14 novembre et la plupart des impôts sont dû pour le 15 novembre.
Donc si je n’ai pas payé mes impôts (pas d’inquiétude je les ai payés ?) c’est aussi une tâche qui va devenir vraiment urgente.
Pour départager ces deux tâches et donc savoir laquelle est prioritaire par rapport à l’autre, c’est là que je viens de travailler sur leur niveau d’importance.
Mes critères pour hiérarchiser l’importance
Pour le niveau d’importance, j’utilise une manière un peu extrême : je réfléchis à l’impact que cette tâche va avoir sur ma vie et sur mon projet si elle est réalisée ou pas.
Dans notre exemple, je ne pense pas avoir besoin d’une dissertation pour te prouver que payer mes impôts c’est la tâche qui aura le plus d’impact sur ma vie si je ne la réalise pas.
Si je reprends la matrice dessinée précédemment, je mets donc payer mes impôts dans la case 1 car c’est urgent et important.
Et dans la case 3 je vais mettre rédiger la newsletter parce que c’est urgent mais moins important.
Il me reste deux tâches : aller chez le dentiste et nourrir Pixie.
À l’heure où j’enregistre, je n’ai pas du tout mal aux dents, par contre, il n’y a plus du tout de croquettes pour Pixie.
Certes, ça n’aura pas un impact direct sur ma vie de ne pas nourrir Pixie.
Quoique. Peut-être qu’elle va commencer à me manger.
Mais ça aura forcément un impact sur sa vie et à aucun moment je ne veux que mes actions puissent mettre en danger la vie d’autrui, et encore moins celle de Pixie. Donc nourrir Pixie ?va dans la case 2, importante et non urgente (non urgente parce que j’ai du thon en boîte ou des carottes …. Oui, Pixie mange des carottes).
Et aller chez le dentiste va dans la case 4 : ni urgent, ni important.
Ceci dit, cette matrice va évoluer au cours du temps. Les cases 1 et 3 vont se vider dès le 15 novembre car normalement j’aurai rédigé la newsletter et payé les impôts. (I did it ??). Aller chez le dentiste peut devenir urgent si j’ai mal, et là il faudra que je passe cette tâche de la case 4 à la case 1.
D’autres critères d’importance
Si tu as du mal à déterminer le niveau d’importance de certaines tâches et que tu n’as pas envie d’être aussi extrême que moi, tu peux te demander :
- Qu’est-ce qui compte vraiment pour mon projet ?
- Qu’est-ce qui me plaît dans ce projet ?
Peut-être que tu as envie de développer ta marque, la communication sur ton entreprise et que tu adores écrire.
Si c’est ce qui te plaît, écrire des articles ça va aller dans la colonne « Important ».
Si tu as envie de te lancer sur Youtube, mais que ça ne t’appelle pas plus que ça et que tu préfères écrire, ça ira dans la partie « Non Important ».
Lorsque tu regardes les tâches qui sont considérées comme « Non Urgentes » et que tu ne sais pas laquelle prioriser parce que tu ne sais pas laquelle est la plus importante ; essaie de te projeter dans l’avenir et d’anticiper le prochain problème, la prochaine date limite ou le prochain obstacle que tu vas potentiellement rencontrer. Ça t’aidera à faire un choix entre les deux.
Évidemment, le but de la case 4 qui contient les tâches non urgentes et non importantes ce n’est pas de procrastiner ces tâches. À un moment il faudra les faire (ou les déléguer). Mais nous reparlerons de la procrastination plus tard.
J’espère que cet article t’a plu et que tu comprends davantage comment tu peux utiliser la matrice Eisenhower pour ta propre méthode d’organisation.
Si tu utilises un outil comme Trello, Notion ou Excel, un outil où tu as un tableau, plutôt que de faire cette matrice sous cette forme là, tu peux imaginer 4 colonnes que tu remplis tous les matins (ou toutes les semaines)
Pour aller plus loin, il serait même possible de classer ses mails avec ce système.
Quoiqu’il en soit, j’espère que cet article t’auras donné envie de trouver la meilleure manière de prioriser tes tâches.
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